學徒的家庭作業

原文書名稱叫做 Getting Things Done，由 Divid Allen 提出，作為由下而上的個人時間與行動管理方法。這邊有博客來的內容簡介，可以去參考。

快速整理一下讀後的心得有三點：1.把可行動與不可行動的區分開來。 2.定期review，大多數人都死在這裡。3.建立有組織化的參考資料系統。採用單一字母排序(合併人名、專案、組織)。

下面是書中的摘要，像我完全外行的，還是買本書來徹底讀個幾次。

人們經常會受到讓他反應過度或反應不足的事控制。

壓力來自於不當承諾

放入一個可靠的系統裡或「收件夾」定期檢視

目標思考是美夢成真最有效的方法

寫下備忘錄，放在一個你一定會回頭檢討的地方

如果你夠聰明，就應該只在來得及的時候，才提醒自己該做的事。

所有經你允許，進入你精神及現實世界的事，稱之為「雜事」。還沒決定下一步的行動。大部分的行事曆之所以不管用，是因為沒有學會如何轉換「雜事」。沒有轉換，就不能組織。

大部分的應完成事項清單都只是列舉雜事，並沒有匯總隊各項任務的期望。清單只是在提醒你未解決的事項，並沒有轉換為結果和行動，但這中間的轉換、才是真正該做的事情。

事情的優先順序無法管理，事情自有其順序。管理雜事真正的關鍵在於管理行動。...問題在於如何在特定的時間點，做適當的選擇，而重點在於如何管理時間。

許多行動也許只費時一兩分鐘，但在適當的情境之下，卻能使任務大有進展。

理論上，最合宜的方式應該是由上往下，先找出個人和企業使命，然後訂定重要目標，最後專注於施行細則。然而...由下往上的途徑更有效。

清空手邊的雜務之後，第二天就開始構思關於公司未來遠景以及改革的事。

你需要水平及垂直兩種方式控管承諾、任務以及行動。你需要一個優秀的系統追蹤這些事，並允許你快速隨意轉換注意力。

利用客觀的工具，將所有的雜事組織在手邊，而不是腦海裡。把列舉清單當做生活習慣和工作習性，日復一日從不間斷，就是在練習「黑帶級管理」了。

管理工作流程的五個階段：「蒐集」所有的資訊、「處理」並決定如何運用、「組織」並據此整理、「整理」成不同選項以便決定如何行動、「行動」，這五個階段進行水平式管理，在特定時間點觀察所有的任務。

• 第一階段「蒐集」

所有資訊集中，等待處理。為了防堵問題，所有未完成的事項，不論公私性質、規模大小、緊急與否，都要放進「收件夾」。收件夾必須定期清理，循環使用。

實體收件夾、紙張式筆記本、電子筆記書、錄音裝置、電子郵件、高科技收件夾

蒐集工具要隨手可得，成為個人風格的一部分，不論在何處都可以記錄寶貴的靈感

紙張可以置入實體收件匣

收件夾裡的工作應該逐一清理，界定任務性質，再決定採取何種行動。如果不能立即完成行動，就記錄在行動管理系統的表單上，持續追蹤。絕對不能再放回收件夾。

有些人習慣把無法立即處理的事留在收件匣，收件匣應該回復原始的搜集功能

• 第二階段「處理」

管理工作流程最重要的莫過於把事情一項項的想清楚，清空收件匣。處理和組織這兩個階段，是工作流程的主幹。搞清楚到底可以做什麼用。下一步「是否可行」的決策十分重要

如果毋須採取行動 -> 1.垃圾丟掉 2.以後會需要行動(孵化) 3.有用的資訊(參考)

孵化清單可以記錄在電腦的行事曆

一個參考檔案系統，儲存參考資訊。

每個可行動項目都需要決定兩件事：期望達成什麼任務或成果？下一步的行動為何？清單裏的每一項任務都要訂定期望目標，直到事情完成或取消為止。

下一步行動是搜集事情的關鍵，就會有具體事項留待稍後組織。

一旦決定下一步，有三種行動方式：

執行：不超過兩分鐘就可以完成的事，立即執行

委派：

延後：延後執行，並且以下一步「行動清單」持續追蹤

• 第三階段：組織

管理可行動項目需要一份「任務清單」，儲存任務計畫及各項資料。不同的組織類別應該製作各自的主題清單。清單是指可以重複檢討的備忘錄，行事曆裡可以有任務清單。

任務是指需要一項以上的行動，才能完成期望結局的工作。一些平常不會稱之為任務的小事也因此有可能出現在任務清單上。任務可依內容主題名稱分類整理，任務清單只是一份索引。進行各項任務的細節計畫及支援資料，分別放入不同的資料夾。

不超過兩分鐘的行動以及已完成的行動不需要追蹤。需要追蹤的是那些必須在特定時間或特定日期執行的行動 (->登入行事曆)，以及那些需要儘快完成的行動 (-> 輸入 行動清單)，以及等待別人完成的工作 (-> 等待回音清單)。

特定時間的行動：會議、約會

特定日期的行動：某天要執行的工作，因為機會或狀態只有該日期可以執行

行事曆 還可以記錄 -> 特定日期的資訊，可能可以提醒當天該做的事情。

凡是需時超過兩分鐘無法即刻完成的行動，都需要追蹤。如果只有2,30項行動項目，可以放在一張行動清單上，標明下一步行動，有空就拿出來看。

孵化事項 -> 「也許/將來有一天」檔案 / 「備忘錄」系統(可用行事曆)。維持一張現在不可行清單，但也許將來有一天會去做。

Outlook收件匣清理原則：需要一次行動以上才可以完成的編入「任務清單」之中，一次行動即可完成的為「雜務」。

參考資料 ：缺乏組織的參考資料檔案，可能是個人行動管理系統最大的瓶頸。

1. 依特定主題儲存

2. 通用資料檔

• 第四階段：檢討

管理工作流程的奧妙之處在於持續檢討。

個人工作流程管理系統，應該只有下列三張清單：1.「任務清單」、2.下一步「行動清單」list、3.「等待回音清單」，再加上一本「4.行事曆」

Q: 等待回音和孵化有什麼不一樣

A: 孵化是屬於不需要行動的部份，等待回音將來有一天是屬於下一步行動的一部分

Step1.最常該檢討的是行事曆。

Step2.檢查下一步「行動清單」，裡頭有一堆task，分類過，依場合時間所需精力，挑選一個合適的來完成

Step3.「任務清單」、「等待回音清單」、「也許/將來某一天清單」必須定期檢討，頻率自訂，只要事情不失控即可

成功關鍵：每週回顧

1. 蒐集並處理所有雜務

2.檢討系統運作

3.更新清單內容

4.清楚掌握現況，視野更完整

• 第五階段：行動

選擇當下行動的四個原則：場地、時間、精力、輕重緩急

評估工作的類型：事情規劃過的工作、處理臨時發生的事、界定各項任務，做出下一步行動判斷

檢討工作的六個層次：當前的跑道、手上的任務、責任範圍、一到兩年的目標、三到五年的計畫、一生

順手歸檔

單一字母系統

以A-Z單一字母排列，不用多層系統。個人組織傾向以專案內容或專案議題管理，但這個方法常使你找東西翻箱倒櫃。單一字母系統，以議題、專案、人、公司名稱為歸檔依據。每隔一陣子，某個議題或專案的參考資料如果積壓太多，就可以移往獨立的地方。

蒐集的目標是把所有東西儘快放入收件匣，以掌握數量，決定戰鬥位置。許多人會忍不住進行整理工作，只蒐集一小部份，卻錯過了管理工作流程的完整過程。

針對第一項任務，決定下一步行動，只要有行動，就可以決定接下來的組織分類。

需要孵化的項目，歸檔進入「也許/某一天」，或者寫入「行事曆」，或者寫入「備忘錄」。

參考資料->直接歸檔

任務，有必要製作成另一張「任務提示單」，直到事情結案為止。詳實的清單檢視現在的處境。

以下七類任務要持續追蹤：

1.任務清單

2.任務的支援資料

3.標示日期的行動及其資訊

4.下一步行動清單

5.等候回音清單

6.參考資料

7.也許/將來某一天

個人工作管理系統最重要的是：

1. 可行動的與不可行動的資料分開

2. 定期檢視

3. 清空資料匣

命名著色的快速標幟 Outlook 2003 Tips

這是我的Outlook信箱，慘不忍睹。我要利用GTD的原則，把信箱清空，屆時再向各位報告。