原文書名稱叫做 Getting Things Done,由 Divid Allen 提出,作為由下而上的個人時間與行動管理方法。這邊有博客來的內容簡介,可以去參考。
快速整理一下讀後的心得有三點:1.把可行動與不可行動的區分開來。 2.定期review,大多數人都死在這裡。3.建立有組織化的參考資料系統。採用單一字母排序(合併人名、專案、組織)。
下面是書中的摘要,像我完全外行的,還是買本書來徹底讀個幾次。
人們經常會受到讓他反應過度或反應不足的事控制。
壓力來自於不當承諾
放入一個可靠的系統裡或「收件夾」定期檢視
目標思考是美夢成真最有效的方法
寫下備忘錄,放在一個你一定會回頭檢討的地方
如果你夠聰明,就應該只在來得及的時候,才提醒自己該做的事。
所有經你允許,進入你精神及現實世界的事,稱之為「雜事」。還沒決定下一步的行動。大部分的行事曆之所以不管用,是因為沒有學會如何轉換「雜事」。沒有轉換,就不能組織。
大部分的應完成事項清單都只是列舉雜事,並沒有匯總隊各項任務的期望。清單只是在提醒你未解決的事項,並沒有轉換為結果和行動,但這中間的轉換、才是真正該做的事情。
事情的優先順序無法管理,事情自有其順序。管理雜事真正的關鍵在於管理行動。...問題在於如何在特定的時間點,做適當的選擇,而重點在於如何管理時間。
許多行動也許只費時一兩分鐘,但在適當的情境之下,卻能使任務大有進展。
理論上,最合宜的方式應該是由上往下,先找出個人和企業使命,然後訂定重要目標,最後專注於施行細則。然而...由下往上的途徑更有效。
清空手邊的雜務之後,第二天就開始構思關於公司未來遠景以及改革的事。
你需要水平及垂直兩種方式控管承諾、任務以及行動。你需要一個優秀的系統追蹤這些事,並允許你快速隨意轉換注意力。
利用客觀的工具,將所有的雜事組織在手邊,而不是腦海裡。把列舉清單當做生活習慣和工作習性,日復一日從不間斷,就是在練習「黑帶級管理」了。
管理工作流程的五個階段:「蒐集」所有的資訊、「處理」並決定如何運用、「組織」並據此整理、「整理」成不同選項以便決定如何行動、「行動」,這五個階段進行水平式管理,在特定時間點觀察所有的任務。
- 第一階段「蒐集」
所有資訊集中,等待處理。為了防堵問題,所有未完成的事項,不論公私性質、規模大小、緊急與否,都要放進「收件夾」。收件夾必須定期清理,循環使用。
實體收件夾、紙張式筆記本、電子筆記書、錄音裝置、電子郵件、高科技收件夾
蒐集工具要隨手可得,成為個人風格的一部分,不論在何處都可以記錄寶貴的靈感
紙張可以置入實體收件匣
收件夾裡的工作應該逐一清理,界定任務性質,再決定採取何種行動。如果不能立即完成行動,就記錄在行動管理系統的表單上,持續追蹤。絕對不能再放回收件夾。
有些人習慣把無法立即處理的事留在收件匣,收件匣應該回復原始的搜集功能
- 第二階段「處理」
管理工作流程最重要的莫過於把事情一項項的想清楚,清空收件匣。處理和組織這兩個階段,是工作流程的主幹。搞清楚到底可以做什麼用。下一步「是否可行」的決策十分重要
如果毋須採取行動 -> 1.垃圾丟掉 2.以後會需要行動(孵化) 3.有用的資訊(參考)
孵化清單可以記錄在電腦的行事曆
一個參考檔案系統,儲存參考資訊。
每個可行動項目都需要決定兩件事:期望達成什麼任務或成果?下一步的行動為何?清單裏的每一項任務都要訂定期望目標,直到事情完成或取消為止。
下一步行動是搜集事情的關鍵,就會有具體事項留待稍後組織。
一旦決定下一步,有三種行動方式:
執行:不超過兩分鐘就可以完成的事,立即執行
委派:
延後:延後執行,並且以下一步「行動清單」持續追蹤
- 第三階段:組織
管理可行動項目需要一份「任務清單」,儲存任務計畫及各項資料。不同的組織類別應該製作各自的主題清單。清單是指可以重複檢討的備忘錄,行事曆裡可以有任務清單。
任務是指需要一項以上的行動,才能完成期望結局的工作。一些平常不會稱之為任務的小事也因此有可能出現在任務清單上。任務可依內容主題名稱分類整理,任務清單只是一份索引。進行各項任務的細節計畫及支援資料,分別放入不同的資料夾。
不超過兩分鐘的行動以及已完成的行動不需要追蹤。需要追蹤的是那些必須在特定時間或特定日期執行的行動 (->登入行事曆),以及那些需要儘快完成的行動 (-> 輸入 行動清單),以及等待別人完成的工作 (-> 等待回音清單)。
特定時間的行動:會議、約會
特定日期的行動:某天要執行的工作,因為機會或狀態只有該日期可以執行
行事曆 還可以記錄 -> 特定日期的資訊,可能可以提醒當天該做的事情。
凡是需時超過兩分鐘無法即刻完成的行動,都需要追蹤。如果只有2,30項行動項目,可以放在一張行動清單上,標明下一步行動,有空就拿出來看。
孵化事項 -> 「也許/將來有一天」檔案 / 「備忘錄」系統(可用行事曆)。維持一張現在不可行清單,但也許將來有一天會去做。
Outlook收件匣清理原則:需要一次行動以上才可以完成的編入「任務清單」之中,一次行動即可完成的為「雜務」。
參考資料 :缺乏組織的參考資料檔案,可能是個人行動管理系統最大的瓶頸。
1. 依特定主題儲存
2. 通用資料檔
- 第四階段:檢討
管理工作流程的奧妙之處在於持續檢討。
個人工作流程管理系統,應該只有下列三張清單:1.「任務清單」、2.下一步「行動清單」list、3.「等待回音清單」,再加上一本「4.行事曆」
Q: 等待回音和孵化有什麼不一樣
A: 孵化是屬於不需要行動的部份,等待回音將來有一天是屬於下一步行動的一部分
Step1.最常該檢討的是行事曆。
Step2.檢查下一步「行動清單」,裡頭有一堆task,分類過,依場合時間所需精力,挑選一個合適的來完成
Step3.「任務清單」、「等待回音清單」、「也許/將來某一天清單」必須定期檢討,頻率自訂,只要事情不失控即可
成功關鍵:每週回顧
1. 蒐集並處理所有雜務
2.檢討系統運作
3.更新清單內容
4.清楚掌握現況,視野更完整
- 第五階段:行動
選擇當下行動的四個原則:場地、時間、精力、輕重緩急
評估工作的類型:事情規劃過的工作、處理臨時發生的事、界定各項任務,做出下一步行動判斷
檢討工作的六個層次:當前的跑道、手上的任務、責任範圍、一到兩年的目標、三到五年的計畫、一生
順手歸檔
單一字母系統
以A-Z單一字母排列,不用多層系統。個人組織傾向以專案內容或專案議題管理,但這個方法常使你找東西翻箱倒櫃。單一字母系統,以議題、專案、人、公司名稱為歸檔依據。每隔一陣子,某個議題或專案的參考資料如果積壓太多,就可以移往獨立的地方。
蒐集的目標是把所有東西儘快放入收件匣,以掌握數量,決定戰鬥位置。許多人會忍不住進行整理工作,只蒐集一小部份,卻錯過了管理工作流程的完整過程。
針對第一項任務,決定下一步行動,只要有行動,就可以決定接下來的組織分類。
需要孵化的項目,歸檔進入「也許/某一天」,或者寫入「行事曆」,或者寫入「備忘錄」。
參考資料->直接歸檔
任務,有必要製作成另一張「任務提示單」,直到事情結案為止。詳實的清單檢視現在的處境。
以下七類任務要持續追蹤:
1.任務清單
2.任務的支援資料
3.標示日期的行動及其資訊
4.下一步行動清單
5.等候回音清單
6.參考資料
7.也許/將來某一天
個人工作管理系統最重要的是:
1. 可行動的與不可行動的資料分開
2. 定期檢視
3. 清空資料匣
這是我的Outlook信箱,慘不忍睹。我要利用GTD的原則,把信箱清空,屆時再向各位報告。
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